Hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về dịch vụ scan tài liệu Hà Nội. Scan tài liệu là nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống hiện đại khi mỗi doanh nghiệp chúng ta có hàng loạt các thông tin về hồ sơ, tài liệu, công văn, chứng từ, hợp đồng…. Dịch vụ Scan tài liệu hay còn gọi Số hóa tài liệu là xu hướng của thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ. Mọi dữ liệu cần thiết có thể được lưu trữ trên máy tính cá nhân, không tốn diện tích trưng bày trong văn phòng làm việc. Tài liệu có thể dễ dàng được tìm thấy khi chúng được số hóa và chuyển đổi thành các dạng file tài liệu như chúng ta mong muốn.
Scan tài liệu là gì? Tại sao phải Scan tài liệu?
Scan tài liệu là việc chuyển đổi dữ liệu trên giấy tờ như sách báo, tạp chí, các loại văn bản, công văn, hợp đồng hay cả hình ảnh tài liệu giấy,…thành dữ liệu hình ảnh, file trên máy tính thông qua một chiếc máy Scan, máy in có tính năng Scan, hoặc cũng có thể là ứng dụng Scan trên điện thoại di động thông minh.
Việc Scan tài liệu có rất nhiều tiện ích tính năng độc đáo cho người dùng. Các tài liệu quan trọng cần được bảo quản và sao lưu một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Bởi vậy, dịch vụ scan tài liệu trở nên rất cần thiết. Sử dụng máy quét tài liệu để số hóa tài liệu sẽ là trợ thủ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa nguy cơ thất lạc, mất thông tin quan trọng và còn tiết kiệm được cả cho doanh nghiệp chi phí in ấn.
Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Việc lưu trữ thông tin bảo mật ở dạng số qua việc scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng khả năng an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện. Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Hơn nữa, nhiều máy quét tài liệu, máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các thiết bị ứng dụng của bên thứ ba. Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
Dịch vụ scan tài liệu ở Hà Nội của FSI
Dịch vụ scan tài liệu của Công ty FSI đã và đang đáp ứng tất cả các nhu cầu dịch vụ scan của khách hàng với giá cả cạnh tranh nhất. Hiện nay dịch vụ scan, quét tài liệu của Công ty FSI bao gồm 2 gói dịch vụ chính: Dịch vụ Scan Onsite và Dịch vụ Scan Offsite.
Bạn hoặc doanh nghiệp đang có tài liệu “quan trọng“ muốn lưu trữ và duy trì lâu dài. Bạn đang cần tìm kiếm dịch vụ scan, quét tài liệu tại Hà Nội hoặc dịch vụ scan, quét tài liệu tại Hồ Chí Minh để có thể scan các tài liệu cứng thành các định dạng số TIFF, PDF, PNG, JPG,… Làm sao đây? Đừng lo đã có Công ty FSI chúng tôi hỗ trợ đáp ứng mọi nhu cầu, dịch vụ scan tài liệu mà bạn đang cần.
Dịch vụ scan tài liệu Onsite
Nhân viên của chúng tôi sẽ mang máy scan đến và thực hiện scan ngay tại văn phòng hoặc địa điểm nào đó do khách hàng chỉ định. Quy trình thực hiện scan tài liệu của Công ty chúng tôi thường thực hiện qua những bước sau:
B1: Nhận tài liệu
FSI tiếp nhận tài liệu từ người đại diện khách hàng. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, tất cả nhân viên phụ trách việc scan sẽ ký cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin mà họ xử lý theo chuẩn mực của hệ thống an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013.
B2: Chuẩn bị tài liệu
Các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp đều được lấy ra khỏi tài liệu. Đồng thời, chúng tôi cũng tiến hành kiểm tra chất lượng tài liệu để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.
B3: Scan và thiết lập hệ thống ảnh
Toàn bộ các tài liệu giấy được đưa vào scan, quét với các thiết bị của các hãng máy Scan như Plustek, HP, Kodak…. Công suất tối đa có thể đạt được là 100,000 tờ/ngày. Ảnh scan sẽ được đặt tên tự động theo đúng yêu cầu của khách hàng và được định dạng với TIFF, JPEG, PDF, RTF hoặc Searchable PDF. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng thực hiện việc phân loại và thiết lập hệ thống ảnh scan theo các mã vạch (barcode), mã phân tách (patch code), vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR, bao gồm cả MICR) và hoàn toàn không giới hạn số lượng vùng, ký tự.
B4: Kiểm tra chất lượng
Ngay sau khi thực hiện Scan tài liệu xong , chúng tôi bắt đầu tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị scan (12% trên tổng số ảnh hiện có). Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2013.
Dịch vụ scan tài liệu Offsite
Nhân sự của Công ty FSI sẽ đến địa điểm triển khai của khách hàng nhận tài liệu cần scan để đem về phòng dịch vụ số hoá dữ liệu. Quy trình quét tài liệu cũng sẽ được thực hiện tương tự như dịch vụ quét tài liệu tại địa điểm của khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Sau khi thực hiện các bước của quy trình scan hoàn tất, chúng tôi cũng sẽ thực hiện giao trả CD, DVD chứa ảnh scan cùng tài liệu giấy tận địa điểm của khách hàng. Ngoài ra, Công ty FSI có thể bàn giao trả tài liệu bằng phương thức tải tập tin chứa ảnh scan lên FTP Server hoặc trang web mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của chúng tôi.
Dịch vụ scan dữ liệu của Công ty FSI giúp các doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân giảm thiểu chi phí thay vì mua máy scan riêng. Hơn nữa, tất cả các doanh nghiệp, đơn vị còn được hỗ trợ kỹ thuật và các giải pháp, dịch vụ kèm theo như: giải pháp số hoá tài liệu, chuyển đổi dữ liệu…
Dịch vụ scan tài liệu của FSI đảm bảo đáp ứng nhu cầu và mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng.
>> Xem thêm bài viết: Cách sửa lỗi dính chữ trong word 2007 hiệu quả.
